公文标题注意事项与禁忌

　　公文标题注意事项

　　(二)公文标题不可乱抬身价 “乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书(如广告、启事、声明等)而不用却滥发公告、通告和通知。其中，对“公告”认识和使用上的误区尤为严重，至今仍有人主张行文单位不分级别高低、发文对象不必面向国内外。近年出版的新书，仍有不少错误阐述，所举“范例”多带明显的广告色彩，必须彻底纠正。

　　(三)公文标题不可文种并用 “文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定(批复)的通知(通报、决议)”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。

　　(四)公文标题不可文种错用 “文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。

　　1、“呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话;二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。

　　2、“函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”;二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”;三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”;四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。

　　3、“函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”;二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错成了“通报”。如《××市财政局关于……情况的通报》(主送各区、县人民政府……)，用“通报”行文违反行文关系，可修改为《××市财政局关于通报……情况的函》。(“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。)

　　4、报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如《中国人民银行××市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告》，可修改为《关于申报专项救灾贷款指标的请示》;《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”(此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代)。

　　5、公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”，如《××市供电局关于……某一区域暂时停电的公告》、《×××关于……禁行公告》、《×××房屋拆迁公告》等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，“公告”改为“通告”为宜。

　　6、通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如《关于注意交通安全的通知》、《关于使用文明礼貌语言的通知》、《关于节约用电的通知》、《起坟通知》等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。

　　7、通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报;二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文;三是将指示性通知错用通报行文;四是将批转性通知错用通报行文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如《关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报》、《××部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报》，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。

　　8、批复通知不分而错用。主要有两种情况：一是将下级的呈转性报告未用通知批转，而错用批复;二是将下级的请示未用批复回文，而错用批转性通知。例如上世纪80年代影响较大的公文《中共中央对〈关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告〉的批复》、《国务院批转进出口管理委员会、国家经济委员会〈关于建立中国工艺美术行业协会的报告〉的通知》(主送进出口管理委员会和国家经济委员会)，曾被许多著述和教材误作了范文。

　　9、批复决定不分而错用。主要反映在安全、交通等部门和纪检、监察机关对事故和违纪人员处理时的不规范行文。规范行文应是上级针对下级的请示予以批复，或针对下级的处理意见作出处分决定;而应改变下级向上级报“处理意见”或“处分决定”，上级据此给下级“批复”的错误做法。

　　10、通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如《×××关于授予×××等同志……标兵称号的通报》，“通报”宜改为“决定”;《×××关于表彰×××同志见义勇为行为的决定》，“决定”宜改为“通报”。

　　11、批复“复函”不分而错用。主要表现：一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文;二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用“复函”行文。如《关于同意建立××市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》，××市劳动人事局主送××市供销合作社，违反行文关系，“批复”宜改为“函”;《最高人民法院关于执行〈……规定〉中有关问题的复函》，是针对江苏省高级人民法院请示的答复，“复函”宜改为“批复”。

　　二、要素去留技法

　　(一)公文标题不可随意省略行文单位 “行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。如《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为《中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》。

　　(二)公文标题不可随意省略事由 “事由”即公文主要内容。某些《公告》和《通告》，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但却不可以不适当地省略。如《××市人民政府决定》，应补上事由，修改为《××市人民政府关于……的决定》;《中华人民共和国最高人民法院函》，根据公文内容，可修改为《最高人民法院办公厅关于搞好〈最高人民法院公报〉征订工作的函》。

　　(三)公文标题一般不可只有文种 公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如《通知》(×政发〔19××〕140号)、《通报》(××办〔19××〕36号)，则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。

　　(四)公文标题绝对不可无文种 作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。无文种的公文标题大体有三种类型：

　　1、一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种(如前面所说的“张冠李戴”病误)。

　　2、批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。主要误区有三：一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种;二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略;三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。

　　3、连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。第二种类型，在理论和实践上的错讹均相当严重。例：《××市人民政府批转市规划局关于继续实施有关城市规划管理、道路建设四个文件的请示》，这应该是批转性通知，但给人的感觉不是通知而是“请示”。试分析，若“批转”和“请示”搭配，“批转市规划局……的请示”仅仅是事由，标题本身无文种;若“批转”和“四个文件”搭配，“批转市规划局……四个文件”也可视为事由，“请示”成了该文文种，则造成了市政府向上请示“可不可以批转这四个文件”之歧义，岂不是笑话!第三种类型，也不仅仅局限于下级机关。过去，国家级机关公文也偶尔出现类似病误。如《转发全国地方对外宣传和对台宣传工作会议两个文件》(中办发〔1982〕25号)，《当前农村经济政策的若干问题》(中发〔1983〕×号)，《把农村改革引向深入》(中发〔1987〕5号)等等。

　　三、事由概括技法

　　(一)公文标题不可繁杂冗赘 繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。如《国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知》(国办发〔2003〕103号)，不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，因此拟制得相当漂亮，尤为简洁、规范。另外，层层转发公文时，尽量不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”，可采取“自拟摘要”、“适当修辞”等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。如：转发××部财务司《关于转发中国农业银行“印发〈关于进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见〉的通知”的通知》，虽然如此冗长繁杂，但还是缺少文种，倘若后面再加上“的通知”三个字，更令人望而生畏。可修改为《×××关于转发有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作等文件的通知》;也可体现出转发环节，修改为《×××关于转发由中国农业银行印发××部财务司转发的关于进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见的通知》。

　　(二)公文标题不可简而不明 简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。如多部公文写作书中的例文《×××航运管理所航行通告》，可修改为《×××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》;《关于假冒商标案件两个问题的批复》(法(研)复〔1988〕73号)，可修改为《最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复》。

　　(三)公文标题不可出现语病 各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：搭配不当，语序不当，成份残缺，成份多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。值得注意的是，此种病误也不仅仅局限于下级机关。

　　公文标题方面禁忌

　　1、忌将常用的非法定公文误作法定公文致标题无文种

　　公文标题无文种，专指公文标题由发文机关和事由构成而缺少文种要素的情形。将常用的非法定公文误作法定公文致使标题无文种的情形，是公文标题无文种最常见的形式寓。如《关于……的规划》《×××关于……的计划》《×××关于……的总结》《×××关于……的要点》《×××关于……的安排》《×××关于……的方案》《×××关于……的制度》等等(代表发文机关)。从行文方式来说，这属于张冠李戴的情形，即将它们冠以法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。此类公文标题看似有文种，实际上没有法定公文文种，不合乎规范化要求。不懂得这个道理，评改公文和研究公文也都会出错。除此之外，很多人在拟制公文标题时习惯将批转、转发、印发性通知文种舍弃，致使标题无文种，这是公文标题无文种的一种特殊情形，下面具体涉及。

　　2、忌连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造

　　连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造致使标题无文种的情形，也比较多见。如：《×××关于……的说明》《×××关于……的解释》《×××关于……的解答》《×××关于……的答复》《×××关于……的部署》《×××关于……的任务》《×××关于……的目标》《×××关于……的指标》《×××关于……的标准》《×××关于……的措施》《×××关于……的要求》《×××关于……的政策》《×××关于……的汇报》《×××关于……的建议》《×××关于……的提纲》《×××关于……的情况》《×××关于……的问题》《×××关于……的注意事项》《×××关于……的工作重点》等等。

　　3、忌印发性公文标题缺失通知文种

　　与批转、转发性公文标题一样，印发性公文标题也存在舍弃和遗失通知文种的问题。此误同与批转、转发性公文标题之误道理是一样的。例如，《印发<中共××致全省农村共产党员的一封信>》(×办发〔19××〕67号)，可修改为《××办公厅关于印发中共××致全省农村共产党员一封信的通知》。《印发<一九××年——一九××年×经×省档案事业发展规划>》(×档发〔19××〕23号)可修改为《×××关于印发×××省19××年-19××年档案事业发展规划的通知》。

　　4、忌评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种

　　评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种的情形，十分普遍。比如在评改《×××关于转发公安部关于加强×××工作的通知的通知》的标题时，有的认为通知文种重复，不符合语法规则;也有的认为属于“双通知”的误标，即文种标注混乱——一个标题用了两个文种。因此，均主张将其修改为《××××关于转发公安部关于加强×××工作的通知》。其实，从语法意义分析，原标题并不存在句法结构上的毛病，只是“的通知的通知”有些拗口。可从两个层次分析其句法结构：一是“×××关于……的通知”，属于偏正短语，符合公文标题总体结构规范，其中的“通知”是不可或缺的文种;二是事由“转发公安部关于加强×××工作的通知”，属于述宾短语，符合公文标题事由句法结构规范，其中的“通知”是与事由动词“转发”相搭配的宾语。很明显，修改后的标题只有发文机关和事由，恰恰是弃通知文种所致。为避免出现“的通知的通知”，修改时宜在符合语法规则、确保标题规范的前提下进行，如可改成《关于转发公安部有关加强××工作的文件的通知》。把一个原本符合语法规则、毛病不大的公文标题修改成违背语法规则、错讹严重的公文标题则得不偿失，不如不改。

　　5、忌转发通知或多层次转发时将“通知”误作本标题文种

　　由于转发性公文错误省略通知文种倾向的蔓延，绝大多数人在转发通知或多层次转发时往往将“通知”误作本标题文种，在公文评改过程中往往将其视作要素齐全的规范化的公文标题。这实际上是对语法规则的曲解。举例说明：

　　最高人民法院办公厅转发国家工商行政管理局关于处理个体、合伙经营及私营企业领有集体企业《营业执照》问题的通知(法办〔1987〕69号)。

　　这是被转发文是通知文种的“单层次转发”，实际上转发的是《国家工商行政管理局关于处理……问题的通知》，“处理”和“问题”自然搭配成述宾结构的词组，被转发文标题文种是通知，此例则缺少文种。若将“通知”视作本标题的文种，事由中的动词“转发”后面则没有相搭配的宾语，而“转发……问题”不通。可修改成《最高人民法院办公厅关于转发国家工商行政管理局有关处理个体与合伙经营及私营企业领有集体企业营业执照问题的文件的通知》。从句法结构来说，“处理”和“问题”搭配，“转发”和“文件”搭配，则消除了语病。

　　转发××部财务司《关于转发中国农业银行“印发<关于进—步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见>的通知”的通知》

　　这是个被转发文为通知文种的“二层次转发”标题，后面还是缺少一个“的通知”。若补上，原本冗长繁杂的标题则更令人望而生畏。可按“自拟摘要法”，修改为《×××关于转发有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作等文件的通知》;也可按“适当修辞法”，借助结构助词“的”体现出转发环节，修改为《×××关于转发由中国农业银行印发××部财务司转发的有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见的通知》。

　　6、忌“转发……通报”式的公文标题

　　“转发……通报”式的公文标题，属于错误省略通知文种的一种特殊类型。举例说明：

　　《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故的通报》，这是2006年9月出版的某应用写作教材中“通报”一节的例文标题。“转发……通报”仅仅是事由，标题实际上缺少文种，亦即“通报”根本不应当成为该标题的文种。此例正是由于错误省略通知文种而被误作了“通报”。标题可修改为《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故通报的通知》。

　　7、忌“决定通知”式的公文标题

　　“决定通知”式，即标题用了决定和通知两个文种。解决的办法是，根据行文主旨和公文内容确定用何文种，一般多用通知，有的可用决定，个别的可用通报。

　　如《××大学关于张××同志等任免决定的通知》，可改成《××大学关于张××等同志任免职的通知》(在正文中说“经……研究决定……”即可)。《关于一九××年收缴税费的决定的通知》，可修改为《×××关于19××年收缴税费的决定》或《×××关于19××年收缴税费的通知》(根据公文内容用通知为宜)。《关于林政检查与处理决定的通知》，最好用通报文种，修改为《×××关于林政检查与处理情况的通报》。

　　《关于对机关档案管理的决定和转发<×××档案管理……实施细则>的通知》，这是公文标题并用文种的又一种类型。另外，“对……决定”不通。可修改为《×××关于加强机关档案管理的通知》(在正文中说贯彻《细则》等要求);也可修改为《×××关于转发档案管理……实施细则的通知》(在正文强调加强机关档案管理工作)。

　　8、忌“决定通报”式的公文标题

　　“决定通报”式，即标题用了决定和通报两个文种。解决的办法是，或者用决定或者用通报，多根据行文主旨去掉“决定”而用通报文种。

　　如《关于××系学生李××处分的决定的通报》，可修改为《×××大学关于对××系学生李××处分的通报》;也可再明确些，修改为《×××大学关于给予××系学生李××开除学籍处分的通报》。

　　9、忌“决定决议”式的公文标题

　　“决定决议”式，即标题用了决定和决议两个文种。解决的办法，多去掉“决定”而用决议文种。

　　如《关于……决定的决议》，《关于决定……的决议》(后者“决定”在事由中充当了述语)，均可改成《×××关于……的决议》。

　　10、忌“通报通知”式的公文标题

　　“通报通知”式，即标题用了通报和通知两个文种。解决的办法是，或者用通报或者用通知。

　　《关于……的通报的通知》，须根据公文主旨和公文内容确定用何文种。《关于印发<×××××的通报>的通知》，属于用印发性通知发通报，实乃多此一举。既然用“印发”，则说明系本机关行文。如上编所述，可直接用通报行文，修改为《×××关于……的通报》。
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