公文处理的要求与问题

　　公文处理的要求

　　二、公文处理的制度化

　　公文处理的制度化是这项活动内在客观规律的反映。公文处理制度是指与公文处理活动有关的，各类工作人员必须共同遵守准则、法规、规章、标准等规定性的文件。公文处理无论是公文的撰制、办理还是管理，都对制度具有广泛的依赖性。各种组织各类人员共同参与此项活动，既分工又协作就需建立高度稳定的秩序，依靠制度为管理工具，使责任权利分明。在具体的公文处理实践中，人们逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。随着公文处理实践活动的不断发展变化，顺应着新的情况和需要，一些制度本身也在不断被人们改进和完善。比如说在公文的形成。处理条件、传递。保管、组织管理等环节中的拟办和批办制度、催办制度、审核制度、立卷制度、归档制度等。审核制度就根据新的形势的发展要求强调三级审核制度。一是部门领导审核;二是专职秘书审核;三是签发领导审核，以达到层层把关的目的。此外，公文处理的制度应具有高度的统一性，可操作性和相对稳定性，以避免沟通的障碍和不必要的转换加工环节，各体系之间的差异应不超过客观所必需的限度之外。像现在党、政两大系统所遵循的《条例》和新《办法》就注意了具体规范制度的相同或相近。具有可操作性是说制度必须精细具体，要分解工作流程，并予以清晰的指导和界定，使人们能一望可知，以便照章行事。制度的稳定性要强，制定时要深入调查，细化分析，使之对客观情况的变化具有一定的适应性。同时，自身又要有随形势不断更新的良好基础。制度建立后，关键的问题在实施和监督，而监督的措施必须具有力度。例如实行公文处理情况通报制度、不合格公文退办制度、依法处理违反公文处理制度的行为等等。

　　三、公文处理的科学化

　　公文处理是一个动态的、环节众多的、相互影响的工作过程，最终公文的效用和质量是众人共同努力的成果。没有科学的理念指引、没有科学的管理和培训，没有科学化的安排和协作分工，没有科学的制度建立和实施，要做到公文处理的高效率、高质量是不可能的，公文处理的规范化和制度化，也是很难真正实现的。

　　公文处理中易出现的问题

　　1、出现漏传、横传现象。一些重要的或需阅知、执行的文件，往往既要求呈单位领导，又要求送相关部门领导，而公文所载事务的办理还有时限要求，所以容易出现漏传或横传现象，导致公文丢失或办理延误，从而降低公文处理的效率，给工作带来不利影响。

　　2、缺少公文动态追踪制度。处在传阅过程中的公文从一个领导处返回后又将传给下一个领导，如果没有关于这期间公文传阅数量、时间、对象等的记录信息，就会导致需要查找公文时却不知公文在何处，甚至出现丢失现象。

　　3、公文催还不及时。当公文流转到某个领导或部门时，存在归还不及时或多次催交才归还的个别现象，这会直接影响公文的继续运转。个中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看或部门工作未办毕而暂不归还等客观因素，也有因催还对象是领导而不予催还或不敢催还等主观原因。这里暴露出的是公文传阅缺乏限时归还的规定或有规定却执行不到位等问题。

　　4、缺乏督办机制。当单位领导签批了落实的具体意见，承办部门领导阅知签字后，公文即可归档，文件的运转告一段落。但是由于缺乏相应的规范，甚至因为多一事不如少一事的不负责任态度，对于批示意见是否落实到位，承办是否完成或办理进度如何等，往往无人跟踪督办，造成办文与办事的脱节。

　　5、党政公文混用。在一些规模较大的单位，党委办公室和行政办公室分开办公，各自制发本系统的公文，但规模相对较小的单位往往党政合署办公，行文过程中就会面临党政公文在用纸、格式及文种选用等方面的区别问题。由于党政公文在格式要素的称呼、标识位置等方面不统一，有时会出现党政公文混用或文种使用不规范等问题，这自然有损于公文的庄重性和严肃性。

　　公文处理问题相应对策

　　1、增强文秘人员的责任意识。文秘人员要充分认识公文处理工作的重要性。公文处理不是简单的收收发发，而是传递政令、沟通信息、实施领导的重要手段，是为承办工作提供重要依据和凭证。因此，文秘人员除了应具备责任心强、作风严谨、不图名利、默默奉献的优良品质，还应熟练掌握业务知识。

　　2、做好业务学习与培训，提高相关人员业务素质。一是把好进人关，选择责任心强、工作细心的人员充实到文秘岗位上来;二是做好一年一度的业务学习、交流与培训，包括兼职人员(如拟稿人员)的培训，提高公文制发水平，提高公文运转效率;三是人员变动时要坚持先培训、后上岗的原则，不断提高文秘人员的岗位素质;四是提供各类公文模板供有关部门和人员使用，提高公文制发水平。

　　3、建立数据库系统，提高公文处理水平和效率。利用数据库进行来文登记，科学录入公文信息，夯实公文处理基础。利用公文处理系统或建立公文管理数据库对收到的公文进行详细登录，如不同的收文渠道(机要、邮寄、会议等)、时间(印制、收到、录入等)、编号、密级、紧急程度、发文单位、标题、保管期限、备注等内容都应录入电脑。公文信息全面录入后，不仅能节省文秘人员的劳动量，而且可大大提高检索和统计效率，也为文档一体化处理奠定了基础。

　　4、健全传阅登记制度，全程监控文件去向。建立健全公文传阅登记制度，明确公文的主办、协办主体与阅知范围，记录公文的传阅数量、对象及时间等内容，实时跟踪公文的状态和去向，做到动态可控、去向明晰、有档可查、归档备查，不因为公文不在手边而延误工作。这一制度既可以提高公文的运转效率，也为公文的督办和催办奠定了基础。

　　5、建立公文限期归还制度和催办制度，讲究督办和催办技巧。建立公文限期归还制度有利于培养良好的工作习惯，树立雷厉风行的工作作风，提高公文运转速度，提升行政工作效率。要明确公文归还期限，特急公文当即办理，紧急公文当日办毕，普通公文或涉及多个部门的公文三日内办结。建立公文催办制度有利于提高公文办理效率，改善工作作风，提高管理水平。为保证公文处理的时效性，避免误时误事，工作人员要根据轻重缓急向有关部门询问落实情况，并催促他们按时完成领导交办的任务。要明确专人负责公文的登记和催办，以制度化的工作确保上级文件精神和领导批示落实到位。

　　催办公文要讲究方式方法。阅文领导外出或来不及阅看公文时，工作人员应有相应预案，比如非密级公文可复印后下发，便于承办部门及时办理，也可电话请示或根据惯例办理，确保不耽搁不延误。催办对象为领导时，要掌握催办艺术和技巧，比如利用此次公文传阅机会询问上次传阅的公文，或是将公文传阅夹放在醒目位置，领导自会明白工作人员的苦心。
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