公文的格式规范
公文的格式规范
(二)公文版心内的各要素划分为版头、主体、版记三部分。置于公文首页红色分割线以上的份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素统称版头;置于红色分割线(不含)以下的标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素同城主体;抄送机关、印发机关和印发日期等要素统称版记。页码位于版心外。
1、份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密成都分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，密级和保密期限之间用★隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角。 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4、发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规定化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。联署发文机关名称时，将“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
5、发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即 1 不编为 001)，在阿拉伯数字后加“号”字，发文字号用 3 号仿宋字体，编排在发文机关标志下空二行位置，下行文居中排布。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色分割线。 上行文发文字号居左空一字编排。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。
6、签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居中空 1 字，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用 3 号仿宋字体字，签发人姓名用 3 号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，并下移红色分割线，使最后一个签发人姓名与发文字号处在同一行，分割线与最后一个签发人姓名的距离为 4mm。
7、标题。由发文机关名称、事由和文中组成，事由应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题用 2 号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列堆成，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。 公文标题中的法规、规章名称应加书名号。在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间可用顿号。
8、主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称或者规范化简称、统称。主送机关用 3 号仿宋体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送之上，之间不加分割线，标识方法同抄送。
9、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用 3 号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空 2 字，回行顶格。回行时数字、年份完整。 正文中结构层次序数依次可用“一”“(一)”“1、”“(1)”标注，一般第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
10、附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字，用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1、某某某某某”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 11、发文机关署名。署发文机关全称和规范化简称。
12、成文日期。署发文机关负责人签发或会议通过的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。成文日期用阿拉伯数字标注，年、月、日应标全，年份应标全称，月、日不编虚位。成文日期一般右空四字编排。
13、印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。“会议纪要”和电报可以不加盖印章。印章应用红色。 (1)单一机关发文印章使用。 单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端距正文(附件说明)一行之内。 (2)联合行文印章使用。 联合行文时，将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，每排最多 3 个，将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。 (3)签发人名章使用 公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章。签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。 (4)不加盖印章的公文。 单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字;如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，发文机关署名依次向下编排。 (5)特殊情况说明。 当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取适当调整行距或字距的措施加以解决。如调整正文行距或字距仍无法使印章与正文同处一页(如联合行文的机关过多)，也可以将印章加盖在空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“(此业务正文)”。
14、附注。公文需要说明的事项。附注应当加圆括号标注于成文日期下一行，居左空 2 字用 3 号仿宋体字。 请示件及重要函件应注明联系人的姓名和电话。上行文如正 职负责人不能签发，应在附注中说明，标注于联系人姓名和电 话下一行。
15、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号用 3 号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行用 3 号黑体字顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
16、抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关用 4 号仿宋体字，在印发机关和发文日期之上一行、左右各空 1 字编排，应当使用全称、规范化简称或者统称。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，机关名称之间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。分层叙述，层级之间用分号。
17、印发机关和印发日期。公文的印送机关和送印日期。用 4号仿宋体字，在抄送机关之下 1 行位置编排。印发机关左空 1字，印发日期右空 1 字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。印发日期以公文付印的日期为准。 版记中各要素之间应加一条宽度同版心的分割线，首条分割线与末条分割线用粗线(推荐高度为 0.35mm)，中间的分割线用细线(推荐高度为 0.25mm)。首条分割线位于版记中的第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文，版记应置于偶数页。
18、页码。公文页数顺序号。页码用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘 7mm。单面印刷的公文页码居中右空 1 字。双面印刷的公文单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。双面印刷公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。表格中的页码位置与公文其他页码保持一致。 公文中的表格 A4 纸型的表格横排时，单页码表头在订口一边;双页码表头在切口一边。
公文的特定格式
1、信函格式。 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为 30mm，使用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下 4mm 处印一条红色武文线(上粗下细);距下页边 20mm 处印一条红色文武线(上细下粗)，线长均为170mm，居中排布。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在武文线下一行依顺序自上而下分行排列。 发文字号顶格居版心右边缘编排在武文线下一行。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。 首页不显示页码。 版记不加印发机关、印发日期和分割线，位于公文最后一面版心内最下方。
2、命令(令)格式。 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为 20mm，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 发文机关标志下空两行居中编排令号(第××号);令号下空二行编排正文。 3、纪要格式。 纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘 35mm，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 标注出席人员名单时，用 3 号黑体字在正文下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用 3 号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单时，另起一行编排，标注方法同出席人员名单。 纪要格式可以根据实际制定。
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