公共基础知识考点：公文写作知识

　　1.正文

　　正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　2.常用公文文种

　　(1)通告

　　适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　特点：

　　广泛性。一是使用面广，各级行政机关和企事业单位均可使用;二是涉及内容广，可用以宣布行政措施，也可用以告知社会生活中的一些具体事项;三是行文对象广，它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。

　　规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制，要求告知对象支持、协助或遵照执行，所以具有法规性和约束力。

　　专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，行文中常使用一些行业术语。

　　(2)通知

　　通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　特点：

　　应用范围的广泛性。在所有公文中，通知的应用范围最为广泛，无论哪一级别党政机关、社会团体、企事业单位都可以使用该种公文。其内容上至国家政令，下至百姓生活，均可涉及。

　　较强的时效性。通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的，具有较强的时效性。

　　告知性。通知的主要作用在于告知主送机关有关事项并按照内容去办理具体事务。

　　写作内容的灵活性。它既可以长篇大论，也可以简明扼要;既可以内部发文，也可以张贴公开。

　　(3)请示

　　请示适用于向上级机关请求指示、批准。

　　特点：

　　单一性。《党政机关公文处理工作条例》规定：“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”这条规定强调了请示主题单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点对于正确运用请示文种尤为重要。

　　期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的，目的是为了得到反馈即期待上级明确表态予以答复。

　　时效性。一般来说，请示的事项是亟待明确或继续解决的问题，时效性很强，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。

　　(4)函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　特点：

　　行文方向的多样性

　　在行文方向上，以平行为主，即用于不相隶属机关之间，其中包括平行机关。有时也可用于上行文或下行文。

　　使用的广泛性

　　作为公务信件的函，任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。

　　写作灵活简便性

　　函的内容可以写大问题，也可以写小问题，开门见山，直接入题。

　　3.收文办理主要程序

　　(1)签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　(2)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　(3)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　(4)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　(5)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　(6)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　(7)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　【考题自测】

　　1.因调换办公室的缘故，某科长办公室的电话号码发生变动，可以使用的文种是( )。

　　A.通知 B.通告 C.启事 D.布告

　　2.根据内容涉及国家秘密的程度，( )是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全与利益遭受到严重损害的文件。

　　A.绝密文件 B.机密文件 C.秘密文件 D.内部文件

　　3.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作( )。

　　A.送签稿

　　B.定稿

　　C.正本

　　D.副本

　　4.(多选)某单位未能及时、快速地处理公文，导致公文积压，同时，由于相关工作人员的失职，导致公文丢失，该单位的做法主要违背了公文处理原则中的( )。

　　A.保证质量原则 B.时效原则

　　C.保密原则 D.精简原则

　　【答案解析】

　　1.【答案】A。解析：传达有关单位周知或者执行的事项用通知。CD两项不是法定文种。故本题答案为A。

　　2.【答案】B。解析：解析：根据保密程度，公文可秘密、机密、绝密。“绝密”是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。“机密”是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。“秘密”是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。故本题答案为B。

　　3.【答案】C。解析：严供受文者使用的具有法定效应的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本，称作正本。定稿是公文中的内容已确定、已履行法定生效程序的最后完成稿。副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。故本题选C。

　　4.【答案】BC。解析：公文处理的原则有：(1)法制原则;(2)实事求是原则;(3)全面质量原则，在公文处理活动中必须追求其全部构成因素、全部过程、全部质量指标的优化，创造全面的优质;(4)时效原则，在公文处理中必须有高度的时间观念，应及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则，公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密;(8)简化原则。题干中公文积压违背时效原则，公文丢失违背保密原则。故本题答案为BC。