处理公文标准化的方法(2)
6.签发人标识仅是在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字(不顶格)，签发人姓名居右空1字，也就是和发文字号同处在一行，这样排列对称、美观。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名;如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为1—4mm.
1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除上报公文外，一般应当标明发文机关;公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容;公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2.主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体字顶格标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。
3.正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数码标识的不能回行;
4.正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。
5.一般每页排22行，每行排28个字;当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“(此页无正文)”的方法解决。
6.附件。公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号，冒号后边标附件名称。附件如有2件以上的，要用阿拉伯数码标识序号，如“附件：1.××××”。附件名称后边不加标点符号。附件要与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(有序号的带序号)。
7.成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为了加强其准确性，成文日期一律要用汉字书写，不能用阿拉伯数码字与汉字混用，年、月、日要齐全。“零”要写成“○”，“壹”要写成“一”。单一机关制发的公文，成文日期右空4字;两个机关联合制发的公文，应将成文日期拉开，左右各空7字;三个机关联合发的公文，在最后一排印章之下右空2字标识;公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。
8.公文如有附注，用3号仿宋体字，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，如“(此件发至县团级)”、“(此件可登报)”等，不是对公文内容作出解释或注释。
9.用印。单一机关行文：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，做到上不压正文，下要骑年盖月。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，印章用红色。两个单位联合行文：当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超3 mm.三个或三个以上单位联合行文：落款处应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列署在相应位置，再把印章套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章上下、左右之间不能相交或相切。
版记
1.“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号：词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不能用标点符号号。主题词按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词;主题词下边印一条黑色反线与抄送机关隔开。
2.公文如有抄送机关，在主题词下居左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐;抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号;按照实际情况，有的公文还有抄报机关或领导，出现这种情况，可按“抄报”、“抄送”的顺序自上而下标识。在抄送机关下一行右空一字标识“(共印××份)”，不排虚位数。
3.印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋体字。印发日期以公文缮印日期为准，右空1字，用阿拉伯数码标识，和印发机关同处一行。
4.为了对公文质量负责，也便于存档查阅，公文必须标识打字人和校对人。标识的位置：“打字”用3号仿宋体字左空1字，标识在印发机关下1行，“打字”后边加全角冒号，全角冒号后边署录入人姓名：“校对”右空一字标识在印发日期下与打字人处于一行上。“校对”后边加全角冒号，全角冒号后边署校对人姓名。版记中各要素之下(除“校对”外)均加一条反线，宽度同版心。这样做，一是显示各要素之间的区别，二是显得美观;版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后一面的最下面位置。如果公文主体之后的空白容不下版记的位置，可以另加一页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。